Кога сме готови за ISO 9001?
Ефективната система за управление на качеството никога не напълно завършена, тъй като винаги трябва да се поставя акцент върху непрекъснатото подобряване на ефективността на организацията, от една страна, и качеството на предлаганите продукти и услуги, от друга. Въпреки това, добре обмислената система за управление на качеството може да бъде готова да изпълни своята роля на изключително подходящо и ефективно средство за подобряване на дейностите на организацията.
За повечето организации тази готовност бива потвърдена чрез получаването на регистрация от акредитирания ISO 9001 регистратор. Това е дейност, която се извършва от външен за организацията регистратор, чиято задача е да се увери, че компанията е документирала адекватно и е приложила ефективно системата за управление на качеството в съответствие с изискванията на стандарта ISO 9001:2008.
Преди да получи регистрацията по ISO 9001:2008, организацията трябва да оцени до колко е подготвена и до каква степен е отговорила на изискванията, които стандартът поставя. На първо място, тази оценка се извършва чрез официален вътрешен одит на системата за контрол на качеството и свързаните с нея процеси. Той се извършва от служители на организацията или чрез използването на услугите на външен изпълнител. Изпълнението на официален вътрешен одит се изисква изрично от стандарта ISO 9001, за да може да се премине към процедурите по регистрация, затова той не трябва да бъде пренебрегван.
Когато системата за управление на качеството е проектирана, разработена и внедрена скоро, препоръчително е извършването на един предварителен неофициален одит преди официалния, за да може организацията да бъде сигурна, че е покрила всички изисквания. Ако след тази неофициална ревизия бъдат открити недостатъци в системата, то могат да бъдат предприети адекватни действия. Този неофициален одит ще покаже дали компанията е готова за официалната проверка, която от своя страна служи за доказателство, че може да се премине към следващата фаза за регистрация.
Целта на тази проверка е не толкова да се съберат обективни доказателства за съответствие с изискванията на ISO 9001, каквато е задачата на официалния одит, а по-скоро да гарантира, че програмата е готова за по-официална оценка. Като част от предварителния одит, трябва да се обърне внимание на някои ключови елементи:
• Адекватна политика за качеството
• Определяне на представител на организацията
• Документиран наръчник по качеството
• Документирани процедури, които стандартът изисква
• Допълнителни процедури и/или инструкции за работа, които съответстват на сложността на процесите
• Вътрешно обучение на персонала относно системата за управление на качеството и извършваните дейности
• Най-малко един вътрешен одит
• Адекватни исторически данни, свързани с прилагането на системата
• Анализ на процеса на изпълнение
Документацията, получена в резултат на тези дейности, трябва да бъде представена и добре осмислена от организацията. Тъй като това е неформален одит, тя може да не бъде включена във вътрешната система за одит на компанията и към него не следва да се прилагат изискванията за извършване на официална ревизия.
Резултатите, получени от предварителния одит, трябва да послужат за идентифициране на проблемите, свързани със системата за управление на качеството. Това позволява на организацията да предприеме коригиращи и превантивни действия, за да се справи с грешките и пропуските преди официалния одит. Тези дейности са изключително важни, тъй като гарантират отстраняването на недостатъците и адекватното следване на изискванията, които стандартът ISO 9001 налага.

